Vos données et politique de confidentialité

Politique de confidentialité, de protection de la vie privée et de traitement des données à caractères personnels du cabinet ERIS

À qui s’adresse cette politique de traitement des données ?

Cette rubrique décrit la politique des avocats du cabinet ERIS lorsqu’ils traitent des données à caractère personnel ou relevant de la vie privée de personnes physiques (à l’exclusion des données concernant exclusivement des personnes morales), pouvant s’agir des personnes :

  • Qui naviguent sur le site Internet du cabinet ;
  • Qui demandent des informations relatives aux services du cabinet ;
  • Qui sont des clients des avocats du cabinet (en ce compris dans le cadre de mandats de justice) ;
  • Qui travaillent pour des clients du cabinet, ou pour les fournisseurs de ce dernier ;
  • Qui sont parties intervenantes, à quel que titre que ce soit, dans les dossiers gérés par les avocats du cabinet.

Cette politique s’applique tant aux traitements de données informatisés que manuels.

Les données des personnes concernées sont traitées et utilisées conformément à la présente déclaration ainsi qu’aux dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel et de la vie privée en vigueur au sein de l’Union européenne et en Belgique.

Qui est responsable du traitement de mes données ?

Le cabinet ERIS est un regroupement d’avocats exerçant chacun leurs activités sous leur propre responsabilité, mais dans le cadre d’une structure de fait commune.

Chaque avocat du cabinet est seul responsable du traitement des données dans les dossiers dont il assume personnellement la charge.

Par exception, les avocats du cabinet seront coresponsables des traitements de données réalisés au moyen des infrastructures communes du cabinet (site Internet, logiciel de gestion des dossiers, extranet) ou des dossiers gérés en commun.

Augustin NOLET

Adresse : B-5100 NAMUR (Jambes), chaussée de Liège, 624
Tél. : +32 (0) 81 39 11 53
Fax : +32 (0) 81 39 10 81
Mobile : +32 (0) 472 56 25 00

Avocat au Barreau de Namur

Mail : a.nolet@eris-law.be
B.C.E.. : 840 350 491
T.V.A. : BE 0840 350 491

Joschka BREUER

Adresse : B-5100 NAMUR (Jambes), chaussée de Liège, 624
Tél. : +32 (0) 81 39 11 59
Fax : +32 (0) 81 39 10 81
Mobile : +32 (0) 477 16 29 56

Avocat au Barreau de Namur

Mail : j.breuer@eris-law.be
B.C.E.. : 561 829 344
T.V.A. : BE 0561 829 344

Pourquoi le cabinet collecte-il mes données personnelles ?

Les finalités du traitement diffèrent suivant la nature des données collectées, qui peuvent être traitées :

  • Dans le cadre de la défense des intérêts du client ou de ceux de la personne morale ou physique pour laquelle celui-ci intervient ;
  • Dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles des avocats du cabinet à l’égard du client ou à l’égard de la personne morale ou physique pour laquelle celui-ci intervient ;
  • Pour prévenir tout conflit d’intérêts dans le chef des avocats du cabinet ;
  • À des fins comptables et de facturation ;
  • Pour satisfaire à des obligations légales en matière procédurale, comptable, fiscale, de responsabilité civile ou de prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme ;
  • Pour assurer la défense des intérêts propres des avocats du cabinet dans le cadre d’un contentieux l'opposant à ses clients ;
  • Pour l’envoi de newsletters ou de notes générales d’information ou d’actualités juridiques.

Quelles sont les données traitées par le cabinet ?

Les avocats du cabinet sont susceptibles d’être amenés à traiter les catégories de données suivantes :

  • Les données d’identification : nom, prénom, adresse de domicile ou de résidence, sexe, date et lieu de naissance, numéro de registre national et/ou de carte d’identité, état-civil, nationalité, photographie d’identité, conservation de la copie de carte d’identité, nationalité, numéros de T.V.A. et de B.C.E., etc. ;
  • Les données de contact : adresse de correspondance, adresse de messagerie électronique, numéro de téléphone, etc. ;
  • Les données médicales : antécédents médicaux, maladie, handicap, etc. ;
  • Les données bancaires : numéro de compte, extraits de compte, avertissement-extrait de rôle, composition de ménage, documents attestant de la situation financière, etc. ;
  • Les données familiales ;
  • Les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux mesures de sûreté : décisions de justice, articles de presse, extrait de casier judiciaire, etc. ;

Dans le cadre de leurs activités, les avocats peuvent également être amenés à traiter des données particulièrement sensibles révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou biométriques permettant l’identification d’une personne, concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

D’où proviennent les données traitées par le cabinet ?

Les données traitées par les avocats du cabinet sont susceptibles d’être collectées par différents canaux : directement auprès de la personne concernée, auprès d’une autorité judiciaire ou administrative, d’une partie adverse dans le cadre d’un litige, d’une compagnie d’assurance intervenant dans la défense des intérêts du client (RC professionnelle, RC familiale, Protection juridique, etc), d’un courtier, etc.

Certaines données peuvent aussi être collectées valablement si elles sont divulguées publiquement ou si elles ont été rendues accessibles publiquement, notamment dans des médias publics ou sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.).

Sur quelle base mes données sont-elles traitées ?

Les données des clients ou des tiers sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire et exclusivement:

  • Lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, ou
  • Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat noué entre l’avocat et le client ou des mesures préalables à la conclusion, ainsi que pour l’administration du personnel, ou
  • Lorsque le traitement répond à l’intérêt légitime de l’avocat ou d’un tiers.

Les données collectées en exécution d’une obligation légale

Diverses dispositions légales et réglementaires imposent aux avocats la collecte, la conservation et/ou la transmission de certaines données pour :

  • La conduite des procédures judiciaires (p. ex., l’identification des parties et de leur(s) conseil(s) dans les actes de procédure en exécution des dispositions du Code judiciaire) ;
  • L’identification des parties prenantes à certaines opérations juridiques (p. ex., la Loi du 18.09.2017 relative à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) ;
  • La constitution du dossier d’accès du client à l’aide juridique de seconde ligne, suivant les dispositions du Code judiciaire;
  • La tenue de leur comptabilité (obligations fiscales et comptables).

Il s’agira généralement des données d’identification de la personne, ainsi que des données que l’avocat sera amené à traiter dans le cadre de l’exercice d’un mandat de justice (administration des biens et/ou de la personne, administrateur provisoire de société, mandataire de crise, liquidateur judiciaire, curateur, administrateur à succession vacante, médiateur de dettes, etc.).

Les données collectées pour l’exécution du contrat

D’autres informations pourront être collectées par les avocats du cabinet dans la mesure où leur traitement s’avère nécessaire à l’exécution de la mission qui leur est contractuellement confiée par le client.

Il s’agira notamment de l’ensemble des données utiles à la gestion du dossier (tous éléments utiles à la constitution du dossier et à la défense des intérêts du client, suivant la mission à préciser) ou des données de contact avec le client (téléphone, messagerie électronique, etc.).

Les avocats du cabinet pourront également collecter et traiter les données nécessaires à l’administration et à la gestion de leur personnel (conclusion et/ou exécution d’un contrat de travail).

Les données collectées aux fins de la poursuite de l’intérêt légitime de l’avocat ou d’un tiers

Les avocats pourront également collecter et utiliser les données des clients ou de tiers lorsque ce traitement répond à leur intérêt légitime propre (gestion et protection informatique du cabinet, recouvrement de créances impayées à l’encontre de clients, envoi de newsletters ou d’informations juridiques, etc.) ou de celui de leur client (traitement des données de parties tierces ou adverses, etc.).

Les personnes concernées peuvent s’opposer au traitement de leurs données dans ce cadre.

Quels sont mes droits par rapport à l’utilisation de mes données ?

Sauf disposition légale particulière ou opposition liée au respect du secret professionnel, toute personne dispose, à tout moment et gratuitement, des droits suivants :

  • Le droit à l’information, lui permettant d’être informée sur les finalités du traitement de ses données, sur les conditions de leur traitement, sur l’identité des responsables du traitement, sur les personnes qui auront accès aux données ainsi que de tout manquement à leur sécurité ;
  • Le droit d’accès, lui permettant de demander quelles sont les informations la concernant qui sont enregistrées et traitées par le cabinet, d’y accéder et de les consulter ;
  • Le droit à la portabilité, lui permettant de recevoir toutes les informations la concernant et qui sont enregistrées par le cabinet sous un format portable et lisible ;
  • Le droit de rectification, lui permettant de demander la correction des données inexactes ;
  •  Le droit de s’opposer au traitement des données, lui permettant de s’opposer à certains traitements (p. ex., l’utilisation de données personnelles pour l’envoi de newsletters) ;
  • Le droit à la limitation du traitement aux seules données strictement nécessaires à la finalité de leur collecte ;
  • Le droit à l’oubli, lui permettant de solliciter la suppression et l’effacement des données traitées.

Qui aura accès à mes données ?

Les données sont exclusivement accessibles aux membres du cabinet (avocats et secrétaires) ainsi qu’aux avocats collaborateurs et spécialistes et aux conseils techniques afin d’assurer le traitement du dossier et la défense des intérêts du client.

  • Elles pourront être communiquées à des tiers dans l’unique mesure où cette communication répond à une obligation légale, à une nécessité pour l’exécution de la mission confiée à l’avocat ou, le cas échéant, lorsque cette communication répond à un intérêt légitime.
  • En particulier, les données et informations personnelles pourront être communiquées à tous les acteurs du monde judiciaire en Belgique ou au sein de l’Union européenne, à savoir :
  • Aux autorités judiciaires (greffes, juridictions, police, ministère public, etc.), administratives ou auxiliaires de justice (expert judiciaire, huissier de justice, notaire, etc.) ;
  • Aux parties adverses et à leurs conseils ;
  • À des organismes bancaires ou d’assurances (en ce compris les assurances « Protection juridique ou « Défense en justice ») ;
  • Aux autorités ou entités déterminées par la loi ;
  • Aux sous-traitants du cabinet (hébergeurs des systèmes informatiques, etc.) ;

Au Bureau d’Aide Juridique ou aux autorités ordinales du Barreau dont relève l’avocat. Les informations et données communiquées directement par le justiciable au Bureau d’Aide Juridique sont régies par la propre politique de protection des données de ce dernier
En toute hypothèse, une telle communication de données aux tiers précités sera en tout temps limitée à la stricte mesure nécessaire à la finalité poursuivie.

Mes données peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Le transfert de données vers un pays extérieur à l’Union européenne n’est autorisé que si, et dans la mesure où :

  • La Commission européenne a rendu une décision spécifique accordant au pays concerné un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne, les données personnelles seront transférées sur ce fondement, ou si
  • Le transfert est couvert par une mesure adéquate permettant au pays concerné de prétendre à un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission ou le consentement.

Et le secret professionnel et la déontologie de l’avocat ?

Soumis au secret professionnel, l’avocat demeure légalement tenu de garantir la plus stricte confidentialité des informations qui lui sont confiées par son client dans le cadre de sa mission ; les données personnelles peuvent donc également être soumises à un devoir spécifique de secret, qui peut affecter les droits des personnes dont les données sont traitées.

Les avocats sont également soumis à des règles déontologiques qui garantissent, à certaines conditions, la confidentialité des correspondances échangées entre eux.

Comment sont conservées mes données ?

Les données collectées sont stockées sous la forme de dossiers papier et/ou électronique, sous la responsabilité de l’avocat qui en a la charge.

Les avocats du cabinet prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de prévenir et d’éviter la perte, le vol, l’utilisation abusive ou la modification des données personnelles dont ils assurent le traitement.

Pendant combien de temps sont conservées mes données ?

Les données sont enregistrées durant toute la durée du traitement du dossier. Une fois celui-ci clôturé, les données sont conservées pendant une durée de cinq (5) à dix (10) ans maximum à compter de la fin des prestations de l’avocat, afin de lui permettre, notamment, de respecter ses obligations en matière de responsabilité professionnelle, de prescription fiscale et de prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

Les données d’identification conservées durant cette période devront également permettre aux avocats du cabinet de prévenir tout éventuel conflit d’intérêts dans le cadre de leurs activités.

En cas de contentieux, les données seront cependant conservées au-delà de ces échéances, notamment à des fins de défense en justice. En telle hypothèse, la conservation des données pertinentes pourrait être prolongée dans toute la mesure nécessaire à la gestion du contentieux et jusqu’à la clôture de celui-ci.

Et sur le site Internet du cabinet ?

Le site Internet du cabinet utilise des « hyperliens » vers d’autres sites ainsi que des « cookies ».

Liens vers d’autres sites (« hyperliens »)

Le site internet du cabinet est susceptible de comporter des liens informatiques renvoyant vers des sites non administrés par ce dernier (« hyperliens »).

Le cabinet n’assume aucune responsabilité à l’égard de ces sites, de leur contenu et de leur politique de gestion et de traitement des données à caractère personnel de l’utilisateur, dont il incombe à ce dernier de s’enquérir.

Utilisation de « cookies »

La gestion et l’utilisation des cookies sur le site du cabinet sont décrites dans la « Politique de gestion des cookies ».

Modifications

La présente déclaration de protection des données et de la vie privée peut à tout moment être amendée, pour différentes raisons (corrections, compléments ou modifications. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur le site internet du cabinet.

Plus d’informations ?

Toute plainte ou information complémentaire relative à la protection de la vie privée, des données à caractère personnel et aux règlementations applicables peut être obtenue auprès de l’Autorité de Protection des Données (1000 BRUXELLES, rue de la Presse, 35 – Tél. : + 32 (0) 2 274 48 00 – Fax : +32 (0) 2 274 48 35 – Mail : contact@apd-gba.bewww.autoriteprotectiondonnees.be).